Этапы работы

Этап 4 - Организационные вопросы

Изготовление стендов начинается после визирования заказчиком готового дизайн-проекта и согласования всех организационных вопросов с организатором выставки. От мобильности в решении организационных вопросов зависит успешное исполнение установленных организатором сроков.

После утверждения дизайн-проекта и сметы расходов специалисты компании ICB PRO приступают к решению ряда задач:

организация доставки рекламных материалов и выставочной продукции;
оформление пропусков на участников выставки;
оформление разрешений на ввоз экспонатов и оборудования;
оформление разрешения на монтаж стенда;
визирование документов в Технических Службах Выставочного Комплекса;
подготовка элементов конструкций стенда к монтажу;
технические дозаказы (подвес, вторые этажи и так далее).

Оформление пропусков и именных бэджей для участников выставки

Участник выставки занимается оформлением пропусков, как правило, самостоятельно. Однако нередко данная процедура отнимает у участника выставки много дефицитного рабочего времени. Компания ICB PRO берет на себя все обязанности по оформлению пропусков для сотрудников вашей компании, которые будут принимать участие в выставке.

Существует несколько типов пропусков:

пропуск на время монтажа стенда - Монтажный Пропуск - выдается представителю строительной компании - застройщику стенда. Данные пропуска оформляются на основании официального письма Компании Застройщика в 2-х экземплярах на имя директора / куратора выставки со стороны Выставочного Комплекса (ВК), подписанного руководителем строительной компании и заверенного печатью организации. Письма рассматриваются и визируются дирекцией ВК. Пропуска выдаются на основании доверенности, подписанной руководителем и заверенной печатью строительной организации, а также на основании доверенности, выданной участником выставки, для строительной организации (обе доверенности в 2 - х экземплярах). Пропуска действительны для входа на территорию ВК в течение всего периода монтажа и демонтажа выставки при предъявлении документа, удостоверяющего личность;
пропуск на время проведения выставки - Постоянный Пропуск участника - выдается представителю компании-участника на время проведения выставки. Пропуск на участника выставки дает право прохода на территорию выставочного комплекса, как во время монтажа / демонтажа, так и во время проведения выставки;
бэдж участника выставки - Именной Бэдж - является внутренним пропуском или же личной именной карточкой участника выставки. Обратите внимание - Именной Бэдж не дает права прохода на территорию ВК.

Примечание:

Изложенные процедуры действительны не во всех выставочных комплексах, однако общего принципа придерживаются все организаторы выставок.

Организатор выставки начинает процедуру выдачи пропусков, начиная с первого дня монтажа.

Оформление пропусков на ввоз/вывоз оборудования и экспонатов

Компания-участник заполняет бланк установленного образца в трех или же четырех экземплярах. При получении разрешения на въезд у участника попросят один экземпляр данного письма. Специалисты ICB PRO визируют данное письмо в оргкомитете выставки со стороны выставочной площадки и у администратора павильона, который в свою очередь выписывает материальный пропуск на ввоз оборудования и материалов.

Примечание:

Более подробную информацию о процедуре ввоза/вывоза экспонатов и оборудования, не проходящих таможенную очистку в выставочной таможне, на территории ВК, Вы можете запросить в орг.комитете выставки.

Изложенные процедуры работают не во всех выставочных центрах, однако общего принципа придерживаются все организаторы выставок. На первый взгляд сложная процедура оформления пропусков, на ввоз/вывоз оборудования и экспонатов, является гарантом сохранности Вашей собственности на выставке.

По окончании оформления пропусков, мы приступаем непосредственно к изготовлению выставочного стенда.

наверх